Zakelijk schrijven: 6 tips voor sterke e-mails
Auteur: Marja CousijnseBen jij ook weleens bang dat jouw zakelijke e-mails niet goed overkomen? Of kost het opstellen van een e-mail vaak veel tijd? Dan ben je niet de enige. Het zakelijk schrijven van een sterke e-mail is best ingewikkeld. Want hoe zorg je ervoor dat de ontvanger jouw e-mail opent, leest én begrijpt?
In deze blog geven we je 6 handige tips voor het zakelijk schrijven van een goede e-mail. Van de onderwerpregel tot de afsluitende groet: we nemen je mee langs alle onderdelen.
Tip 1: Kies een duidelijk onderwerp
Tip 2: Selecteer een passende aanhef
Tip 3: Draai er niet omheen
Tip 4: Houd het bij zakelijke inhoud
Tip 5: Sluit de e-mail sterk af
Tip 6: Lees alles goed door
Tip 1: Kies een duidelijk onderwerp
Voordat de e-mail geopend wordt, toont het programma al de onderwerpregel. Dit is het eerste wat de ontvanger ziet, dus kies een passend onderwerp dat overtuigt om de e-mail te lezen. Dit is vooral belangrijk als de ontvanger jou niet kent. Idealiter is het onderwerp van jouw zakelijke e-mail bondig, duidelijk en uitnodigend. Probeer hierin drie tot acht woorden aan te houden.
Twijfel je of het onderwerp van je e-mail goed is? Check het met onderstaande drie stappen.
Stap 1: Wees direct
Het onderwerp kan je ook zien als de eerste regel van je e-mail. Zorg dat je zo duidelijk mogelijk schrijft wat je van de ontvanger verwacht. Wil je bijvoorbeeld een afspraak verzetten? Plaats dit als vraag in de onderwerpregel. De ontvanger hoeft niet door te klikken om te begrijpen waar de e-mail over gaat en zal daardoor een stuk sneller reageren.
Stap 2: Zet de belangrijkste woorden vooraan
Ongeveer de helft van alle e-mails wordt gelezen op mobiele telefoons. Het is dus niet gek dat een onderwerpregel op deze kleine schermpjes vaak wordt afgesneden. Houd daarom het onderwerp kort, krachtig en zet de belangrijkste woorden vooraan.
Stap 3: Geef context en maak het vindbaar
Meestal wordt er weinig context gegeven in het onderwerp van een e-mail. Dit is niet handig als je bepaalde e-mails later nog eens terug wil vinden. Let er dus op dat je woorden in je onderwerpregel gebruikt, die de ontvanger van je e-mail later als zoektermen kan gebruiken.
Tip 2: Selecteer een passende aanhef
Na het bepalen van een goede onderwerpregel, is het tijd voor de aanhef. Hoe kan je de ontvanger het beste aanspreken? Dit hangt natuurlijk af van jouw relatie met de contactpersoon. Ken je deze niet of nauwelijks, dan is een formele begroeting gepast.
Bij het zakelijk schrijven van een e-mail, mag je de achternaam van de ontvanger gebruiken als je deze kent. Kies bijvoorbeeld voor: 'Beste of Geachte heer/mevrouw [achternaam]'.
Ga je voor een iets informelere toon en ken je de voornaam? Kies dan voor 'Beste [voornaam]' of zelfs voor 'Dag [voornaam]'. In het geval dat je de persoon niet kent en je geen voor- of achternaam hebt, kan je kiezen voor 'Beste heer/mevrouw,' of voor de genderneutrale aanhef 'Beste lezer'.
| Formeel | Informeel | |
| Naam bekend |
Beste heer/mevrouw [achternaam] Geachte heer/mevrouw [achternaam] |
Beste [voornaam] Dag [voornaam] Hallo [voornaam] |
| Naam onbekend |
Beste heer/mevrouw |
Beste heer/mevrouw Goedemorgen/ goedemiddag |
Tip 3: Draai er niet omheen
Net als bij de onderwerpregel is het belangrijk om ook in je e-mail snel 'to the point' te komen. Jij en de ontvanger hebben beiden wel iets beters te doen, toch? Er is niets mis met de directe aanpak, zolang het maar beleefd blijft.
Heb je de neiging om snel lange lappen tekst te schrijven? Denk dan goed na over je boodschap en wat je precies van de ontvanger verwacht. Schrap vervolgens alles wat hier niet binnen valt.
Tip 4: Houd het bij zakelijke inhoud
Bij zakelijk schrijven hoort formeel taalgebruik. Let op met het maken van grapjes of teksten die te amicaal kunnen overkomen. Wanneer je al langere tijd met elkaar e-mailt, kan je ervoor kiezen om over te stappen op een iets informelere toon. Dit is ook een kwestie van aanvoelen en afstemmen op je contactpersoon.
De manier waarop je de e-mail indeelt, bepaalt ook voor een groot deel hoe zakelijk deze overkomt op de lezer. Zorg dat je in de eerste alinea de kernmededeling doet en context geeft aan de e-mail. Probeer je alinea's te beperken tot vijf regels en voeg witregels tussen de alinea's toe.
Tip 5: Sluit de e-mail sterk af
Dan ben je bij de afsluiting van je e-mail aangekomen. Bedank je ontvanger voor het lezen van de e-mail door deze zakelijk af te sluiten met: 'Alvast bedankt voor uw reactie' of 'Ik zie uw reactie graag tegemoet'. Vervolgens sluit je de e-mail af met een groet, zoals: 'Met vriendelijke groet(en)' of 'Hartelijke groet(en)'. Dit wordt gevolgd door je naam en eventueel jouw functie en contactgegevens.
E-mail je vaak? Dan loont het om een digitale handtekening te maken. Deze komt standaard onder de e-mail te staan als afsluitende groet en dat scheelt jou weer tijd. Aan de handtekening kan je bovendien het logo en de naam van jouw bedrijf toevoegen. Ook contactgegevens, zoals je telefoonnummer en een link naar de website kan je in de handtekening verwerken.
Tip 6: Lees alles goed door
Is de e-mail af? Wacht even, druk niet meteen op verzenden. Lees eerst nog even je e-mail na, zorg dat alles klopt en de tekst volledig is. Als je de e-mail een tweede keer leest, merk je al snel of jouw boodschap duidelijk is. Let ook goed op de spelling en grammatica. Dt-fouten wil je natuurlijk koste wat het kost vermijden. Hierdoor kan de tekst namelijk minder professioneel overkomen.
Past een training zakelijk schrijven bij jou?
In dit artikel hebben we waardevolle tips gedeeld, die jij kunt meenemen in je zakelijke e-mails. Wil je graag nog een stap verder? Schrijf je vandaag nog in voor onze training Zakelijk schrijven per e-mail en verbeter jouw zakelijke schrijfvaardigheden!
Wil je niet alleen je e-mails maar al je zakelijke teksten beter schrijven? In onze 2-daagse training Sterk zakelijk schrijven, maak je alle belangrijke schrijftechnieken helemaal eigen.
FAQ: veelgestelde vragen over zakelijk schrijven en e-mails
Goed zakelijk schrijven vraagt om finesse. Hier beantwoorden we de meest gestelde vragen over sterke e-mails, zodat jij direct professioneel en helder communiceert.
1. Hoe houd ik een zakelijke e-mail kort en krachtig?
Gebruik de BLUF-methode (Bottom Line Up Front): zet de belangrijkste boodschap direct in de eerste zin. Vermijd lange inleidingen en onnodige bijzinnen. Wil je het testen? Lees je e-mail hardop en schrap alles wat niet essentieel is.
2. Wat is de beste onderwerpregel voor een zakelijke e-mail?
Een sterke onderwerpregel is kort, duidelijk en to the point. Vermijd vage termen zoals "Vraagje" en gebruik in plaats daarvan iets specifieks, zoals: "Voorstel voor teamoverleg op donderdag". Zo weet de ontvanger direct waar het over gaat.
3. Wat als ik snel een reactie nodig heb?
Maak het makkelijk voor de lezer om te reageren. Eindig je e-mail met een duidelijke call-to-action, zoals: "Kun je me vóór vrijdag laten weten of dit voorstel akkoord is?" En als het dringend is, overweeg dan een korte follow-up via chat of telefoon.
4. Wat moet ik vermijden in een zakelijke e-mail?
- Vage taal: ("zoals besproken" zonder details)
- Te lange zinnen: (houd het onder de 20 woorden per zin)
- Capslock en uitroeptekens: ("BELANGRIJK!!!!" oogt agressief)
- Onnodige CC's: (Voorkom e-mail overload bij collega's)
5. Hoe zorg ik ervoor dat mijn e-mail niet in de spamfolder belandt?
Gebruik geen overdreven commerciële taal zoals "GRATIS!!!" of "EXCLUSIEF AANBOD". Vermijd ook links naar verdachte websites en zorg ervoor dat je afzenderadres betrouwbaar is.
6. Hoe maak ik mijn e-mails toegankelijk voor iedereen?
- Gebruik een duidelijke structuur met witregels.
- Vermijd moeilijke woorden of jargon.
- Gebruik een B1-niveau schrijfstijl, zodat iedereen de e-mail moeiteloos kan lezen.
Op de hoogte blijven?
Meld je dan aan voor de nieuwsbrief.
