Slim notuleren met AI | Tips en checklist

Auteur: Denise Paalvast

---

Notuleren hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Met ChatGPT en handige transcriptietools maak je in no-time een helder verslag van je vergadering. In dit artikel leer je hoe AI je helpt bij structuur, samenvatten en het foutloos vastleggen van besluiten. Inclusief slimme prompts, checklists en tips voor efficiënter notuleren!

---

Wat is de slimste manier om te notuleren?

Structuur is het toverwoord. Begin altijd met een vast format waarin je datum, deelnemers, agendapunten en actiepunten vooraf klaarzet. Tijdens de vergadering noteer je vooral kernwoorden, besluiten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Schrijf niet letterlijk alles op: focus op de essentie. Zo bespaar je tijd en weet iedereen wat er is besproken én wat er moet gebeuren.

Wil je dit in de vingers krijgen? Volg onze training Notuleren of schrijf je in voor de korte online training Slim notuleren.

Wil je nu alvast aan slag met jouw notulen? Lees dan snel verder voor handige tips en AI-prompts!

---

Checklist slim notuleren - houvast bij elke vergadering

Download de volledige checklist slim notuleren

---

---

6 AI-prompts voor slim notuleren

Notuleren hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Gebruik deze slimme prompts om structuur, helderheid en volledigheid in je verslag te brengen. Voeg je eigen ruwe notities toe aan de prompt (let op: geen privacygevoelige informatie).

1. Structureren van notulen

   "Werk een overzicht uit van de besproken agendapunten en vat de belangrijkste besluiten, actiepunten en eventuele vragen kort samen."

2. Uitwerken van actiepunten

   "Licht de besproken actiepunten per persoon of afdeling toe, inclusief deadlines en verantwoordelijkheden."

3. Check op volledigheid

   "Controleer of de notulen een duidelijke weergave zijn van de vergadering en dat alle relevante punten zijn opgenomen, zonder overbodige details."

4. Samenvatting maken

   "Geef een korte samenvatting van de vergadering waarin alleen de hoofdpunten, besluiten en actiepunten worden vermeld."

5. Anonimiseren van gegevens

   "Werk de notulen uit en zorg ervoor dat persoonlijke en gevoelige informatie is geanonimiseerd, terwijl de inhoud duidelijk blijft."

6. Extra informatie meegeven

   Denk aan:
   • Specifieke uitdagingen bij het uitwerken
   • Het doelpubliek van de notulen (zoals interne teams of bestuur)

Wil je meer AI-tips? Bekijk dan onze gids ChatGPT voor beginners.

---

3 praktische tips voor slim notuleren

1. Denk actief na tijdens het notuleren

   Vraag jezelf regelmatig af:
   • Wat was het doel van dit vergaderpunt?
   • Wat moet hierna gebeuren?
   • Voor wie is dit verslag bedoeld?
   Stem je taalgebruik en de inhoud af op het doel en je doelgroep.

2. Gebruik visuele ondersteuning

   Soms zegt een doodle meer dan een alinea. Teken processen, gebruik pijlen, kaders of tabellen om structuur aan te brengen in je notities. Dat helpt jou en anderen bij het uitwerken én naderhand begrijpen van informatie.

3. Schrijf elliptisch: less is more

   Elliptisch registreren = alleen het noodzakelijke noteren:
   • Laat overbodige woorden weg
   • Gebruik sleutelwoorden
   • Houd het begrijpelijk voor jezelf en anderen

---

Zelf aan de slag met slimmer notuleren?

Wil je niet alleen lezen over slimme notuleertechnieken, maar ze ook echt onder de knie krijgen? Dat kan! Bij train2work bieden we je twee praktische mogelijkheden:

2-daagse training Notuleren
Voor wie zijn notuleervaardigheden echt naar een hoger niveau wil tillen, inclusief structuur, verslagtypes en oefenen met realistische casussen.

3-uurs online workshop Slim notuleren
Een korte, krachtige online sessie boordevol tips, handige formats en slimme schrijftrucs. Perfect als je snel resultaat wilt boeken.

---

Veelgestelde vragen

1. Wat is een goed format voor notulen?

   Een vast format maakt notuleren sneller en overzichtelijker. Begin met datum, deelnemers en agenda. Noteer daarna per punt: bespreking, besluit en actie. Sluit af met actiepunten en follow-up. Gebruik eventueel een sjabloon of AI-tool voor structuur.

2. Wat is het verschil tussen notulen, een verslag en een besluitenlijst?

   Notulen zijn uitgebreid en bevatten alles wat besproken is. Een verslag is meer samenvattend. Een besluitenlijst is kort en vermeldt alleen de gemaakte afspraken en actiepunten. Kies het type dat past bij het doel van de vergadering.

3. Hoe maak je snel goede notulen?

   Bereid je goed voor, luister actief en gebruik kernwoorden in plaats van alles letterlijk op te schrijven. Werk achteraf met AI of een format om snel een helder verslag te maken.

4. Kun je notulen maken met ChatGPT?

   Ja, met tools als ChatGPT maak je sneller en gestructureerder notulen. Combineer AI met een transcriptietool (zoals Otter) en gebruik slimme prompts om de tekst om te zetten naar een helder verslag.

5. Wat moet er in notulen staan?

   Notulen bevatten minimaal: datum, aanwezigen, agendapunten, samenvattingen van besprekingen, besluiten en actiepunten. Vermeld ook wie verantwoordelijk is voor welke acties.

---